Payroll administration
Because of the many laws and regulations, payroll administration is a complex matter. Fortunately, there are specialists who make it a lot easier for you.
Loonadministratie uitbesteden
Of je nu alleen werkt of 300 man personeel in dienst hebt, wij regelen de gehele loonadministratie. Van declaraties tot controles, en van mutaties tot de jaarafrekening.De loonadministratie uitbesteden aan 3M Finance betekend dat je tijd en kosten bespaart.
De loonadministratie
In een loonadministratie houd je alle gegevens over jouw medewerkers en de loonbetalingen bij. Denk aan de loonstaat, loonstrook en jaaroverzichten. Maar niet voor alle werkgevers is het verplicht een loonadministratie bij te houden.
Wanneer moet je een loonadministratie bijhouden?
Je bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als je voldoet aan deze drie voorwaarden:
- je hebt personeel in dienst (één of meer)
- het personeel ontvangt loon voor hun werkzaamheden
- als werkgever ben je een inhoudingsplichtige
Loonheffing en loonadministratie
Heb je één of meer medewerkers in dienst en betaal je ze loon, dan ben je ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.
Voldoe je niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. Je bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.
Wat is de definitie van loon?
‘Werknemer’ en ‘loon’ hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ‘loon’ als je het hebt over de loonheffingen, dan als je kijkt naar het arbeidsrecht.
Voor het arbeidsrecht is ‘loon’ dat wat je ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als ‘loon’.
Loon heeft trouwens veel synoniemen. Wat dacht je van: salaris, tantième, soldij, honorarium, stipendium. Als we spreken over loon, dan bedoelen we ook alle synoniemen.
Wat is de definitie van een werknemer?
Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.
Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.
Wat is een inhoudingsplichtige?
Als werkgever met personeel ben je inhoudingsplichtig. En als zodanig heb je de volgende verplichtingen en verantwoordelijkheden:
- bijhouden van een loon/salarisadministratie en een personeelsadministratie.
- Dit houdt onder meer in:
¬. opstellen en bewaren van de loonstaten (zie model loonstaat 2019)
¬.inhouden, aangeven en afdragen van de loonheffingen (=loonbelasting én premies sociale verzekeringen) via de aangifte loonheffing
¬.jaarlijks verstrekken van de jaaropgave aan iedere werknemer
¬.verstrekken van een loonstrook aan de werknemer
¬.verplichtingen bij indiensttreding van een nieuwe werknemer (kopie identiteitsbewijs, e.d.)
¬.bewaren van administratieve gegevens
De salarisadministratie moet je 7 jaar bewaren, volgens de zogenaamde fiscale bewaarplicht.
Uitbesteden of zelf doen van de loonadministratie?
Dit alles is veel werk en omgeven door een complexe en telkens veranderende wet- en regelgeving. Je hebt niet alleen te maken met fiscale en sociale wetgeving, maar in veel gevallen ook met Cao’s. Veel ondernemers branden zich daar niet aan. Het kost veel tijd en de risico’s op boetes, maar ook het risico dat je geen of onvoldoende gebruik maakt van alle wettelijke mogelijkheden zijn alom aanwezig. Uitbesteden aan een specialist is dan verstandig.
EN 
NL